Registrierkasse

Wir stellen Ihnen ein schönes und einfaches Registrierkassensystem mit integrierten Druckern und Kassenschublade vor - ein einfaches All-in-One-Paket. Erfahren Sie hier mehr über die Anforderungen und Produkte im Allgemeinen.
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Alles, was Sie über den Kauf einer finanzamtkonformen Registrierkasse wissen müssen.

Registrierkasse kaufenIm Jahr 1879 entwickelte ein Amerikaner mit dem Namen James Ritty die erste richtige Registrierkasse. Im Laufe der Zeit wurde diese stetig weiterentwickelt und wird heute elektronisch betrieben und muss nun auch finanzamtkonform sein.

Der folgende Ratgeber erläutert, was das genau bedeutet und worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine solche Registrierkasse kaufen wollen.

Worauf muss ich achten, wenn ich eine Registrierkasse finanzamtkonform kaufen will?

Bereits weit im Voraus wurde angekündigt, dass die Gesetzeslage zu elektronischen Kassensystem in diesem Jahr (2020) noch weiter verschärft werden wird. Die viele Anforderungen stellen die Unternehmer vor einige Herausforderungen. Wir helfen diesen, den Überblick zu behalten und unterstützen sie, wenn sie eine neue Registrierkasse kaufen wollen beziehungsweise müssen.

Welche steuerlichen Anforderungen müssen Registrierkassen seit dem Jahr 2017 erfüllen?

Seit dem Jahr 2017 müssen alle deutschen Betriebe, die ein digitales beziehungsweise elektronisches Kassensystem nutzen, die sogenannte GoBD erfüllen. Dabei werden alle Umsätze, Daten, Einnahmen (bar) und auch alle Geschäftsvorfälle der eingesetzten Registrierkasse lückenlos und natürlich auch unverändert aufgezeichnet. Das sollten Sie unbedingt beachten, wenn Sie eine neue Registrierkasse finanzamtkonform kaufen wollen.

Registrierkasse kaufen: Welche Systeme gibt es?

In Bezug auf finanzamtkonformen Registrierkassen wird zwischen diesen beiden Systemen unterschieden:

Offenes System

Dieses System besteht aus einer Standsoftware, einem normalen Betriebssystem und einer passenden Kassensoftware. Die Software agiert hierbei unabhängig von der Hardware, sodass beides relativ einfach ausgetauscht werden kann.

Geschlossenes System

Bei dem geschlossenen System wird eine spezielle Software entwickelt, die perfekt auf das vorhandene oder ebenfalls gekaufte Gerät abgestimmt wird. So bildet diese mit Hardware eine Einheit und werden von einem Anbieter bezogen. Viele Kassen mit Registrierkassenpflicht lassen sich universell einsetzen.

Zudem gibt es auch Modelle, die speziell auf die Bedürfnisse und Ansprüche diverser Branchen zugeschnitten werden, wie zum Beispiel für den Einzelhandel, das Gastgewerbe oder auch das Hotelwesen.

Aus welchen Komponenten besteht eine Registrierkasse?

RegistrierkassenpflichtUm der Registrierkassenpflicht nachzukommen, sollten alle Unternehmen in Deutschland Kassensysteme verwenden, die aus folgenden Komponenten bestehen:

Optional kann auch noch ein EFT-Zahlungsterminal oder ein passender Anschluss für eine Erweiterung zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll sein.

Was sind die Vorteile von elektronischen Registrierkassen?

Elektronische Registrierkassen können in vielen Situationen sehr praktisch sein. Sie können folgende Arbeiten übernehmen:

  • Umsätze und Transaktionen protokollieren
  • erlauben es, alle Umsätze jederzeit genau einzusehen
  • geben den Kunden einen exakten Beleg
  • schützen vor Manipulationssicherheit bei Barumsätzen
  • nehmen jede Öffnung der Kassenlade wahr und registrieren diese
  • verhindern Rechenfehler durch den Verwender
  • bilden den Betrag des Wechselgeldes an
  • können Bargeld sicher aufbewahren

Warum ist die technische Sicherheitseinrichtung so wichtig?

Die sogenannte technische Sicherheitseinrichtung ist der zentrale Punkt, um eine nachträgliche Manipulationen bei Grundaufzeichnungen zu verhindern und diese auch zu schützen. Durch ein Sicherheitsmodul zur Signaturerstellung wird dafür gesorgt, dass alle Kasseneingaben zuverlässig protokolliert und dann auch elektronisch signiert werden. Auf diese Weise wird eine nachträgliche und vielfach auch unbemerkte Manipulation verhindert.

Auf einem Speichermedium werden alle Einzelaufzeichnungen temporär beziehungsweise auch für den Zeitraum der gesetzlichen vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht direkt gespeichert. Zudem verfügt eine elektronische Registrierkasse über eine einheitlich digitale Schnittstelle.

GoBD Kassensysteme

Seit dem ersten Januar des Jahres 2017 müssen alle Kassensysteme in deutschen Unternehmen nach der sogenannten GoBD funktionieren. Das bedeutet, dass sie alle Daten erfassen und auf eine bestimmte Art und Weise archiviert werden müssen. Wenn bei Ihnen zum Beispiel eine Betriebsprüfung ansteht, werden alle digitalen Daten überprüft. In der GoBD ist auch geregelt, wie die sogenannte Verfahrensdokumentation ablaufen muss. Dort wird unter anderem festgelegt, wie die jeweilige elektronische Kasse programmiert wurde.

Zudem bekommt der Prüfer Einsicht, welche Funktionen wo zu finden sind. Wenn ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation hat, ist das ein gravierender Mangel, der eine Verwerfen der vorhandenen Buchführung zur Folge haben kann. In einem solchen Fall wird dann nicht selten eine Hinzuschätzung durchgeführt. In der GoBD müssen zudem auch Einzeldatenerfassungen beachtet werden. Das bedeutet für Sie, dass Sie stets artikelgenau buchen müssen. Denn Warengruppenbuchungen sind hierbei nicht erlaubt!

Welche Aufgaben hat das Sicherheitsmodul der einer finanzamtkonformen Kasse?

Registrierkasse finanzamtkonform kaufenDas Sicherheitsmodul einer finanzamtkonformen Kasse erfüllt folgende Aufgaben:

  • Zeitquelle
  • Erstellung von Protokolldaten
  • Signaturzähler
  • Transaktion

Auch dieses Modul muss bestens vor eventuellen Manipulationen geschützt sein. Denn kann es sein, dass es nicht akzeptiert wird und hinfällig ist. Übrigens kann das Sicherheitsmodul nur eine gewisse Anzahl an parallelen Transaktionen verarbeiten und verwalten. Aus diesem Grund muss die TSE dafür sorgen, dass der interne Speicher nicht zu voll und pünktlich eine Sicherung der abgelegten Daten durchgeführt wird.

Das Speichermedium

Das Speichermedium sorgt mit der TSE dafür, dass alle verbuchten Daten zu jeder Zeit von einem Steuerprüfer eingesehen und abgerufen werden können.

Das ist ein sehr wichtiger Punkt. Doch damit dieser erfüllt werden kann, muss das Speichermedium fest in die TSE integriert werden. Denn nur dann ist eine einheitliche Strukturierung und eine sichere Speicherung der Daten möglich.

Welche Branchen müssen ein finanzamtkonformes Kassensystem verwenden?

Es gibt sehr viele Berufsgruppen, die seit dem Jahr 2017 ein finanzamtkonformes Kassensystem verwenden müssen. In erster Linie sind das aber sehr Bargeld-intensive Branchen, wie zum Beispiel die Gastronomie oder der Einzelhandel. Denn diese sind sehr oft im Visier von Finanzprüfern und sollten daher auch unbedingt alle Vorschriften beachten und einhalten, um Problemen und Strafgeldern aus dem Weg zu gehen.

Wer noch eine nicht GoBD-konforme Kasse besitzt, muss diese seit dem Jahr 2017 aufrüsten. Ist dies nicht möglich, muss das Unternehmen eine neue Registrierkasse finanzamtkonform kaufen.

Wie wird die TSE in in bestehendes Kassensystem integriert?

Wie die TSE letztlich umgesetzt wird, können die Kassenhersteller selber bestimmen. Wichtig ist nur, dass alle Vorschriften eingehalten werden. Nur dann sind die Kassensysteme gesetzeskonform. Grundsätzlich wird die TSE aber entweder als Cloud (Speicherung der Daten im Internet) oder aber als Hardware (zum Beispiel als USB-Stick oder als SD-Karte) in das bestehende System integriert.

Folgende Anforderungen muss eine finanzamtkonforme Registrierkasse seit dem Jahr 2017 erfüllen:

  • Kassenbücher führen
  • Aufzeichnungen über alle Transaktionen durchführen
  • Z-Bons ausgeben
  • Bedienungsanleitung
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern
  • Manipulationssicherheit
  • internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung
  • Grundaufzeichnungen auf einem Speichermedium
  • Originalbelege speichern

Abschließend lässt sich daher sagen, dass eine finanzamtkonforme Kasse nicht nur seit dem Jahr 2017 vorgeschrieben ist, sondern auch viele Vorteile für den Verwender mitbringt. Denn sie verhindert, dass die Belege verloren gehen, da sie sie speichert und jederzeit zugänglich macht.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte daher eine neue finanzamtkonforme Kasse gekauft werden, die allen gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen entspricht.